Missions principales

Coordination des cours de FLE :

• Accueil et informations du public (public international adultes, jeunes étudiants étrangers et leur famille d’accueil)
• Préparation et suivi des plannings des cours et des salles
• Organisation et gestion des tests de niveaux
• Suivi du dossier de l’étudiant (inscription, paiement, certificat de fin de session…)
• Préparation des feuilles de présence et suivi de l’assiduité des étudiants
• Organisation des réunions pédagogiques avec la direction et les enseignants FLE (préparation, rédaction des compte-rendus…)
• Mise en place des activités culturelles (déjeuner d’accueil, sorties de fin de semestre etc.)
• Référent privilégié des étudiants et enseignants FLE

Gestion administrative de l’auditorium :

• Gestion de l’occupation de l’auditorium : renseignements, planning, envoi des devis, conventions, factures, …
• Référent pour les demandes d’occupation : internes Ville/VGP/Elus et Cabinet du Maire/Mois Molière et externes
• Gestion des dossiers administratifs
• Gestion de la mise à disposition des techniciens (planning, déclaration d’heures etc…)

Participation à l’activité globale du pôle accueil :

• Accueil et informations aux usagers (par téléphone, en présentiel, courriel)
• Gestion des inscriptions pour l’ensemble des activités de l’UOV
• Traitement des paiements et des encaissements (inscription en ligne et présentiel)
• Envoi ponctuel d’informations aux étudiants (mail + SMS)

Missions ponctuelles

• Accompagnement de groupes en visite culturelle
• Soutien ponctuel des activités du service (rentrée universitaire, présence lors du Forum des Associations, évènements culturels…)

Formation

• Bac, BTS Secrétariat

Expérience

• Expérience sur un poste similaire avec accueil du public

Savoir-faire

• Maîtrise de l’anglais indispensable + autre langue étrangère souhaitée
• Maitrise de l’outil informatique (Pack office + logiciels métiers)
• Bonne connaissance du Cadre européen de référence pour les langues (CECRL)
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Savoir-être

• Organisation, efficacité et rigueur
• Sens du service public
• Qualités relationnelles et esprit d’équipe
• Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
• Adaptabilité et sens de la diplomatie
• Bonnes qualités rédactionnelles
• Prise d’initiative
• Disponibilité ponctuelle en soirée

Contrainte(s) liée(s) au poste

• Poste à 39h/ semaine (permanence en soirée une fois par semaine et une fois par mois le samedi matin)

Nombre de jours de congés

25 jours de congés, 23 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition

Avantages

• Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
• Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
• Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)