Missions principales

ACCUEIL FRONT OFFICE :

Pour les prestations accueil-état civil :

Assurer l’accueil physique du public en « guichet polycompétent »

Établissement et délivrance des attestations d’accueil

• Vérifier les documents remis (en particulier ressources et d’hébergement)
• Enregistrer les demandes (dans l’application)
• Établir les statistiques liées à cette prestation

Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil

• Procéder aux vérifications des pièces
• Enregistrer les naissances (en clinique) et les reconnaissances
• Réceptionner les demandes de livret de famille
• Dresser les actes et délivrer les actes d’état civil (édition et signature des demandes faites par courrier ou internet)
• Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance...)
• Délivrer les certificats divers : de vie, de domicile, et actes d’état civil

Traitement administratif et informatique des demandes de cartes d’identité et passeports

• Enregistrer les demandes et retraits des cartes nationales d’identités et passeports biométriques
• Vérifier les documents remis
• Saisir les données dans les applications et scanner les pièces
• Enregistrer les titres reçus et remettre les titres
• Réceptionner les demandes de passeports urgents

Inscription sur listes

• Procéder aux inscriptions sur les listes électorales
• Procéder au recensement militaire

Légaliser les signatures et certifier les copies conformes aux originaux

Pour les prestations scolaires, petite enfance, maison de quartier et sport :

Pour les inscriptions scolaires, périscolaires

• Vérification complétude des dossiers
• Calcul du taux d’effort
• Saisie dans concerto
• Encaissement pour les activités périscolaires
• Renseignement du public

Pour les pré inscriptions petite enfance

• Vérification complétude du dossier multi accueil régulier
• Vérification complétude du dossier accueils ponctuels suite à l’accord du directeur d’établissement
• Conseils sur les modes de garde
• Encaissement frais d’admission
• Information et conseils du public

Pour les adhésions et inscriptions annuelles ou ponctuelles aux activités des maisons de quartier et aux activités sportives

• Vérification complétude des dossiers
• Vérification du rattachement à une maison de quartier de référence (uniquement pour les maisons de quartier)
• Calcul du taux d’effort
• Inscription dans Concerto
• Encaissement

Les inscriptions aux CLAS et ALSH ne seront pas traitées en guichet unique

BACK OFFICE :

• Assurer l’accueil téléphonique du guichet unique : réception des appels, information et orientation du public
• Gérer toute demande liée aux inscriptions scolaires et périscolaires quel que soit le canal d’entrée
• Gérer la boite email du service éducation soit en traitant directement la demande, soit en la transférant vers la direction-métier pour des réponses nécessitant un niveau d’expertise plus approfondi
• Prise en charge des recueils CNI/passeport, enregistrement des colis arrivés par courrier, gestion des titres expirés, gestion par email des dysfonctionnements avec la Préfecture

Missions ponctuelles

• Prestations à domicile (démarches administratives pour des personnes en difficulté)
• Toute tâche qui s’avère nécessaire à la continuité du service public

Formation

• Niveau III - Bac + 2
• La formation sous forme de tutorat entre agents sera organisée par le chef de service avec le support des procédures métier à jour
• Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l’initiative de l’agent ou du responsable de service

Expérience

Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée

Savoir-faire

• Polyvalence complète sur tous les postes du guichet unique
• Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
• Grande disponibilité vis-à-vis du public (diplomatie)
• Connaissance générale du statut, métiers, organisation de la fonction publique territoriale
• Procédures relatives aux formalités administratives
• Information générale relative à l'état civil, Code civil
• Connaissances réglementaires dans tous les domaines concernés par le guichet unique
• Règles communes à la rédaction des actes d'état civil et procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
• Outils bureautiques (Word, Excel) et logiciels métiers (Suffrage, Arpège, Avenir, QMATIC)
• Accueillir
• Appliquer les normes, procédures et règles
• Rendre compte

Savoir-être

• Sens relationnel
• Capacité d’adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
• Sens du travail en équipe
• Ponctualité
• Rigueur
• Capacité d’écoute
• Sens de la pédagogie

Cycle de travail

Poste à 38h/semaine

Nombre de jours de congés

25 jours de congé, 18 RTT et 2 jours de fractionnement

Avantages

• Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
• Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
• Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)