Vos archives et nous
Les Archives communales de Versailles ne se limitent pas seulement à la conservation des documents émanant des services municipaux et des établissements publics associés.
Le service peut aussi prendre en charge des archives d'origine privée, qu'elles émanent de personnes physiques ou morales, d'entreprises, d'associations ou d'organisations professionnelles en fonction de critères géographiques, chronologiques et thématiques.
Quelles sont vos possibilités ?
Les Archives peuvent recevoir des donations, consacrées par un acte notarié dans "la forme ordinaire des contrats" (article 931 du Code civil ), ou bien des dons manuels, par simple remise matérielle des archives concernées. Dans ce dernier cas, c'est l'échange de lettres entre le donateur et la Ville de Versailles qui formalise le don.
Les Archives peuvent recevoir des legs de particuliers.
Les legs doivent nécessairement figurer dans un testament, sous l'une des trois formes reconnues par le Code civil (articles 969 et suivants). Les legs au bénéfice des collectivités publiques sont exonérés de tout droit de mutation.
Les règles fiscales applicables aux dons et legs d'œuvres d'art, de monuments ou d'objets ayant un caractère historique, de livres, d'imprimés ou de manuscrits, destinés à figurer dans une collection publique et consentis aux établissements pourvus de la personnalité morale, sont fixées au 1º de l'article 795 du Code général des impôts. Les règles fiscales applicables à un don consenti à l'État par l'acquéreur, le donataire, l'héritier ou le légataire d'une œuvre d'art, de livres, d'objets de collection ou de documents de haute valeur artistique ou historique sont fixées à l'article 1131 du Code général des impôts
(articles L122-2 et L122-3 du Code du patrimoine)
Un particulier ou une association peuvent déposer leurs archives dans un service d'archives public. Le dépôt n'entraîne pas de transfert de propriété.
Il fait l'objet d'un contrat qui précise les modalités de conservation, de traitement, de communication, de reproduction et d'utilisation des documents ainsi que les conditions d'une éventuelle reprise des éléments déposés.
La dation en paiement permet à un particulier de payer en nature certains impôts (droits de succession, droits de mutation à titre gratuit entre vifs, impôt de solidarité sur la fortune), en remettant à l'État des archives "de haute valeur historique" (loi n° 68-1251 du 31 décembre 1968 et décret n° 70-1046 du 10 novembre 1970).
Les règles relatives au paiement des droits de mutation à titre gratuit ou du droit de partage par la remise d'œuvres d'art, de livres ou d'objets de collection, de documents de haute valeur artistique ou historique sont fixées à l'article 1716 bis du Code général des impôts.
(article L122-1 du Code du patrimoine).
Le directeur du service d'archives et ses collaborateurs conseillent les propriétaires sur ces différentes possibilités, en fonction de leurs préoccupations, de la nature des fonds et de leur état matériel.
Si vous souhaitez remettre vos documents aux Archives communales de Versailles, vous pouvez faire votre proposition soit par courrier postal ou par courriel soit via le formulaire de contact.